Základné pravidlá
e-mailovej komunikácie
Hlavne začiatočníci, v ošiali prvého uvedomenia
si svojich „vedomostí“, sú presvedčení, že ak získajú nejakú linku na web
stránku, vtipné video, či inú prezentáciu, MUSIA sa s ňou podeliť s ostatnými
a bez meškania ju poslať čo najväčšiemu počtu nielen kamarátov, ale aj tým,
ktorých ani poriadne nepoznajú. Vôbec neberú ohľad na to, že obsah e-mailu
nemusí mnohých z adresátov vôbec zaujímať. Títo, v snahe zostať
slušní, nenapíšu odosielateľovi, aby im nevyžiadané správy neposielal
a radšej tento SPAM trpia.
Vrchol netolerantnosti je, keď odosielateľ takéhoto
hromadného e-mailu napíše všetkých príjemcov do kolónky „Príjemca“, alebo
„Kópia“. Takto rozosiela často aj súkromné adresy bez súhlasu ich majiteľov
všetkým ostatným príjemcom... A to ani nespomínam možnosť, že niektorý z príjemcov
má v počítači vírus, ktorý odošle takto prijaté e-mailové adresy na weby,
rozosielajúce SPAM!
Ako teda správne komunikovať pomocou e-mailov?
Základné pravidlo je neposielať (nepreposielať) žiadne
e-maily (nech sú akokoľvek zaujímavé) ľuďom, ktorí nás o to nepožiadali,
alebo ktorí nás poprosili, aby sme im takéto „zaujímavé“ e-maily neposielali
alebo ľuďom, o ktorých nie sme 100% presvedčení, že ich náš e-mail bude
zaujímať, že bude mať vôbec pre nich hodnotu.
Nemali by sme sa uraziť, ak nás adresát požiada, aby sme mu
e-maily so z nášho pohľadu zaujímavými, ale pre neho nepodstatnými
informáciami neposielali. Mali by sme rešpektovať čas iných a neoberať
ich oň nevyžiadanými e-mailami, nech sa nám zdajú akokoľvek vtipné, či zaujímavé!
Ale po poriadku:
- TO (Príjemca, Adresát,
Komu) Dobre si skontrolujte správnosť e-mailovej adresy. Stačí
jedno písmeno či znak navyše a e-mail nebude nikdy správne doručený! E-mailová
adresa sa píše malými písmenami bez diakritiky!
- CC - "carbon
copy" (Kópia) Do tejto kolónky
vpisujeme adresy ostatných prijímateľov. Pri použití "CC" vedia
o sebe všetci prijímatelia, preto zvážme, či si všetci želajú, aby sme
takto zverejnili ich e-mailovú adresu (ktorú nám zverili, možno dúfajúc, že si
ju necháte iba pre seba)
- BCC - "blind carbon
copy" (Skrytá kópia). Do kolónky vpisujeme adresy ostatných
prijímateľov. Rozdiel medzi "CC" a "BCC" je ten, že o
adresátovi, ktorý je uvedený v tejto kolónke, ostatní nevedia. Skrytá
kópia sa používa, ak chceme niekomu poslať e-mail a zároveň si neprajeme,
aby adresáti v "TO", "CC" a "BCC" tušili, že niekto dostal
kópiu tohto e-mailu. Tento spôsob sa dá využiť hlavne v hromadnom
rozposielaní e-mailov, vtedy svoju adresu napíšeme do kolónky
"TO" a všetkých ostatných do "BCC". Každý dostane
e-mail od vás bez vedomia, že ste ten istý e-mail poslali aj iným
- Subject
(Predmet) t.j. názov správy je kľúčové slovo, výraz či spojenie slov, vyjadrujúce obsah e-mailu.
Tento predmet je veľmi dôležitý, musí vyjadrovať krátko a výstižne obsah
posielaného e-mailu. Predmet „Re: Fwd: Re:“ veľa nenapovie, o čom
e-mail vlastne je. A vyhľadať potom v histórií v záplave
takýchto e-mailov nejakú ozaj zaujímavú správu je obtiažne
- e-mailové správy nemajú byť
dlhé, skôr telegrafické a maximálne výstižné
- odpovedať na e-maily je
slušnosť (do 24 - 48 hodín), na oficiálne e-maily by ste mali odpovedať vždy čo najskôr
- pokiaľ posielate e-mail do
krajiny, ktorá nepoužíva slovenskú diakritiku, e-mail určite píšte bez
diakritiky
- správu nepíšte VEĽKÝMI
PÍSMENAMI, ťažšie sa číta a môže vyzerať ako urgentná informácia
- nepoužívajte farebné písmo,
farebné pozadie, zbytočne sa nehrajte s fontami (používajte iba štandardné),
alebo s rôznymi doplnkami; nikdy neviete, či počítač na druhej strane dokáže správne
otvoriť takýto e-mail (a úprimne: mail s vyfarbeným pozadím a farebnými fontami
vyzerá naozaj príšerne)
- nebuďte netrpezliví a nečakajte
okamžitú odpoveď na váš e-mail; nikto nie je povinný na váš e-mail reagovať
bezprostredne
- dodržiavajte diskrétnosť, t.j.
nezvykajte si preposielať e-maily určené pre vás ďalej ostatným, bez súhlasu
prvého odosielateľa
- dávajte si pozor na tlačidlá
typu "reply all" (odpovedať všetkým). Vyhnete sa tak nepríjemnému "faux
pas"
- myslite na to, že e-mailové
správy nie sú určené na utajenú a dôvernú komunikáciu (Veľký Brat v USA stále počúva!)
Z praxe:
Nie je férové oznamovať pomocou
hromadného e-mailu ľuďom, ktorých sa to bezprostredne netýka, že predávate
nejaké zariadenie, že si otvárate firmu na opravy PA, že budete vtedy
a vtedy QRV a pod. Na to slúžia rôzne fóra, inzertné stránky atď. Tiež
informácie o „aktuálnej hrozbe vírusu“ - zväčša sa jedná o tzv. hoax
a tým, ktorí nepoužívajú aktualizovaný antivírus, to zväčša aj tak
nepomôže, ak by to aj bola pravda.
Doporučujem všetkým, ktorí
rozosielajú hromadné e-maily (a sú takí, ktorí posielajú ozaj zaujímavú
tématiku), aby v každom takomto e-maile napísali pod svoj podpis krátky
dovetok:
„Ak nemáš záujem
v budúcnosti dostávať e-maily s podobným obsahom, kľudne mi napíš,
vyradím Ťa zo zoznamu príjemcov.“
Uľahčia tak mnohým život. V každom
prípade: pri hromadnom e-maile píšte ako príjemcu svoju e-mail adresu
a všetkých ostatných príjemcov píšte do BCC – skrytá kópia!!!