Základné pravidlá e-mailovej komunikácie

Hlavne začiatočníci, v ošiali prvého uvedomenia si svojich „vedomostí“, sú presvedčení, že ak získajú nejakú linku na web stránku, vtipné video, či inú prezentáciu, MUSIA sa s ňou podeliť s ostatnými a bez meškania ju poslať čo najväčšiemu počtu nielen kamarátov, ale aj tým, ktorých ani poriadne nepoznajú. Vôbec neberú ohľad na to, že obsah e-mailu nemusí mnohých z adresátov vôbec zaujímať. Títo, v snahe zostať slušní, nenapíšu odosielateľovi, aby im nevyžiadané správy neposielal a radšej tento SPAM trpia.

Vrchol netolerantnosti je, keď odosielateľ takéhoto hromadného e-mailu napíše všetkých príjemcov do kolónky „Príjemca“, alebo „Kópia“. Takto rozosiela často aj súkromné adresy bez súhlasu ich majiteľov všetkým ostatným príjemcom... A to ani nespomínam možnosť, že niektorý z príjemcov má v počítači vírus, ktorý odošle takto prijaté e-mailové adresy na weby, rozosielajúce SPAM!

Ako teda správne komunikovať pomocou e-mailov?

Základné pravidlo je neposielať (nepreposielať) žiadne e-maily (nech sú akokoľvek zaujímavé) ľuďom, ktorí nás o to nepožiadali, alebo ktorí nás poprosili, aby sme im takéto „zaujímavé“ e-maily neposielali alebo ľuďom, o ktorých nie sme 100% presvedčení, že ich náš e-mail bude zaujímať, že bude mať vôbec pre nich hodnotu.

Nemali by sme sa uraziť, ak nás adresát požiada, aby sme mu e-maily so z nášho pohľadu zaujímavými, ale pre neho nepodstatnými informáciami neposielali. Mali by sme rešpektovať čas iných a neoberať ich oň nevyžiadanými e-mailami, nech sa nám zdajú akokoľvek vtipné, či zaujímavé!

Ale po poriadku:

• TO (Príjemca, Adresát, Komu) Dobre si skontrolujte správnosť e-mailovej adresy. Stačí jedno písmeno či znak navyše a e-mail nebude nikdy správne doručený! E-mailová adresa sa píše malými písmenami bez diakritiky!
• CC - "carbon copy" (Kópia) Do tejto kolónky vpisujeme adresy ostatných prijímateľov. Pri použití "CC" vedia o sebe všetci prijímatelia, preto zvážme, či si všetci želajú, aby sme takto zverejnili ich e-mailovú adresu (ktorú nám zverili, možno dúfajúc, že si ju necháte iba pre seba)
• BCC - "blind carbon copy" (Skrytá kópia). Do kolónky vpisujeme adresy ostatných prijímateľov. Rozdiel medzi "CC" a "BCC" je ten, že o adresátovi, ktorý je uvedený v tejto kolónke, ostatní nevedia. Skrytá kópia sa používa, ak chceme niekomu poslať e-mail a zároveň si neprajeme, aby adresáti v "TO", "CC" a "BCC" tušili, že niekto dostal kópiu tohto e-mailu. Tento spôsob sa dá využiť hlavne v hromadnom rozposielaní e-mailov, vtedy svoju adresu napíšeme do kolónky "TO" a všetkých ostatných do "BCC". Každý dostane e-mail od vás bez vedomia, že ste ten istý e-mail poslali aj iným
• Subject (Predmet) t.j. názov správy je kľúčové slovo, výraz či spojenie slov, vyjadrujúce obsah e-mailu. Tento predmet je veľmi dôležitý, musí vyjadrovať krátko a výstižne obsah posielaného e-mailu. Predmet „Re: Fwd: Re:“ veľa nenapovie, o čom e-mail vlastne je. A vyhľadať potom v histórií v záplave takýchto e-mailov nejakú ozaj zaujímavú správu je obtiažne
• e-mailové správy nemajú byť dlhé, skôr telegrafické a maximálne výstižné
• odpovedať na e-maily je slušnosť (do 24 - 48 hodín), na oficiálne e-maily by ste mali odpovedať vždy čo najskôr
• pokiaľ posielate e-mail do krajiny, ktorá nepoužíva slovenskú diakritiku, e-mail určite píšte bez diakritiky
• správu nepíšte VEĽKÝMI PÍSMENAMI, ťažšie sa číta a môže vyzerať ako urgentná informácia
• nepoužívajte farebné písmo, farebné pozadie, zbytočne sa nehrajte s fontami (používajte iba štandardné), alebo s rôznymi doplnkami; nikdy neviete, či počítač na druhej strane dokáže správne otvoriť takýto e-mail (a úprimne: mail s vyfarbeným pozadím a farebnými fontami vyzerá naozaj príšerne)
• nebuďte netrpezliví a nečakajte okamžitú odpoveď na váš e-mail; nikto nie je povinný na váš e-mail reagovať bezprostredne
• dodržiavajte diskrétnosť, t.j. nezvykajte si preposielať e-maily určené pre vás ďalej ostatným, bez súhlasu prvého odosielateľa
• dávajte si pozor na tlačidlá typu "reply all" (odpovedať všetkým). Vyhnete sa tak nepríjemnému "faux pas"
• myslite na to, že e-mailové správy nie sú určené na utajenú a dôvernú komunikáciu!

Z praxe:

Nie je férové oznamovať pomocou hromadného e-mailu ľuďom, ktorých sa to bezprostredne netýka, že predávate nejaké zariadenie, že si otvárate firmu na opravy PA, že budete vtedy a vtedy QRV a pod. Na to slúžia rôzne fóra, inzertné stránky atď. Tiež informácie o „aktuálnej hrozbe vírusu“ - zväčša sa jedná o tzv. hoax a tým, ktorí nepoužívajú aktualizovaný antivírus, to zväčša aj tak nepomôže, ak by to aj bola pravda.

Doporučujem všetkým, ktorí rozosielajú hromadné e-maily (a sú takí, ktorí posielajú ozaj zaujímavú tématiku), aby v každom takomto e-maile napísali pod svoj podpis krátky dovetok:

„Ak nemáš záujem v budúcnosti dostávať e-maily s podobným obsahom, kľudne mi napíš, vyradím Ťa zo zoznamu príjemcov.“

Uľahčia tak mnohým život. V každom prípade: pri hromadnom e-maile píšte ako príjemcu svoju e-mail adresu a všetkých ostatných príjemcov píšte do BCC – skrytá kópia!!!